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WAS KANN MAN ALS BETRIEBSAUSGABEN ABSETZEN?

Wer als Unternehmer selbstständig ist, der weiß, wie viele Kosten rund um den Geschäftsbetrieb anfallen. Von der Büroeinrichtung bis zu den Fahrtkosten gibt es zahlreiche Posten, bei denen man als Selbständiger wissen sollte, welche davon als Betriebsausgaben anrechenbar sind.

Betriebsausgaben in der Steuererklärung

Per Definition zählen zu den Betriebsausgaben Kosten, die durch den Betrieb veranlasst wurden. Hierbei muss es nicht zwangsläufig um Sachwerte gehen, denn auch Vermögensaufwendungen können dazu zählen. Es muss allerdings zwingend ein sachlicher Zusammenhang mit dem Unternehmen bestehen. Viele solcher Ausgaben sind klar definiert, allerdings kann es schwierig werden, wenn ein Kostenfaktor gleichzeitig auch einem privaten Zweck dient.

Wo genau werden Betriebsausgaben erfasst?

Für die Steuererklärung muss ein Unternehmen bzw. ein Selbstständiger zunächst ermitteln, wie hoch seine Gewinne sind. Dazu werden den Betriebseinnahmen die angefallenen Betriebsausgaben gegenübergestellt, z. B. in Form der Einnahmenüberschussrechnung. Die Höhe der Betriebseinnahmen wird dabei durch die Betriebsausgaben gemindert, sodass am Ende der Gewinn übrig bleibt. Der korrekten Erfassung von Betriebsausgaben kommt also eine große unternehmerische bzw. buchhalterische Bedeutung zu.

Im Einkommensteuerrecht unterscheidet man zwischen drei Kostenarten: Betriebskosten, Werbungskosten und Kosten der Lebensführung. Es ist von besonderer Bedeutung, diese genau voneinander zu unterscheiden, um sie steuerrechtlich korrekt anzugeben.

Betriebsausgaben: Diese Kosten können anerkannt werden

Es gibt zahlreiche Beispiele für Betriebsausgaben, die in den meisten Unternehmen anfallen:

  • Fahrtkosten
  • Bürobedarf
  • Telefon- und Internetkosten
  • Werbemittel
  • Zinsen für betriebliche Verbindlichkeiten
  • Lohnkosten
  • Kosten für Geschäftsreisen

Damit all diese Kosten als Betriebskosten anerkannt werden, müssen Selbstständige und Gewerbetreibende allerdings darauf achten, dass sie diese entsprechend nachweisen können. Dazu müssen Quittungen und Rechnungen auf den jeweiligen Firmennamen ausgestellt werden und sollten außerdem mindestens zehn Jahre für das Finanzamt aufbewahrt werden.

Gemischt veranlasste Kosten – wie diese als Betriebsausgaben angesetzt werden können

Nicht selten kommt es aber vor, dass in einem Betrieb Ausgaben anfallen, die nicht rein geschäftlich veranlasst sind, sondern auch privaten Nutzen erfüllen. In diesem Fall spricht man von gemischt veranlassten Aufwendungen. Hierbei gilt, dass diese nur als Betriebsausgaben abgesetzt werden können, wenn der private Nutzungsanteil weniger als zehn Prozent beträgt. Genauso gilt anders herum, dass Ausgaben, die lediglich zu zehn Prozent oder weniger betrieblich veranlasst sind, nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden.

In einigen Fällen ist es relativ leicht, die verschiedenen Nutzungszwecke voneinander zu trennen. Bei der PKW-Nutzung beispielsweise kann ein Fahrtenbuch zur Aufteilung der unterschiedlichen Verwendungszwecke dienen. Allerdings gibt es auch Kosten, bei denen sich die Unterscheidung deutlich schwieriger gestaltet. Werden zum Beispiel Geräte wie PCs und Notebooks oder andere elektronische Geräte für den Geschäftsbetrieb und für private Zwecke verwendet, ist die Abgrenzung nur schwer oder gar nicht möglich. In solchen Fällen müssen die Kosten der privaten Lebensführung zugerechnet werden.

Als selbstständiger Unternehmer sollte man außerdem darüber Bescheid wissen, welche Kosten nicht als Betriebsausgaben angerechnet werden dürfen. Man spricht in einem solchen Fall auch von nicht abzugsfähigen Betriebskosten. Dazu zählen zum Beispiel:

  • Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte
  • Geschenke mit einem Wert von über 35 € an Kunden oder Geschäftspartner
  • Bußgelder
  • Hinterziehungszinsen für nicht gezahlte betriebliche Steuern
  • Gewerbesteuer
  • Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben

Wer selbstständig tätig ist, bemerkt während der Gründungsphase schnell, wie viele Kosten bereits zu Beginn entstehen, z. B. für die Einrichtung des Büros oder die Anschaffung von Maschinen und Arbeitsgeräten. Diese können als Betriebsausgaben angerechnet werden, auch wenn sie vor dem Unternehmensstart anfallen, so lange sie in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Firmengründung und im konkreteren Zusammenhang mit den zukünftigen Einkünften stehen. Solche Kosten werden auch als vorweggenommene Betriebskosten bezeichnet.

Auf der anderen Seite gibt es noch die nachträglichen Betriebsausgaben. Damit sind Aufwendungen gemeint, die erst nach Beendigung des Geschäftsbetriebes angefallen sind. Solche Kosten können nicht mehr als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, außer in gewissen Ausnahmefällen. Hierzu zählen beispielsweise Ausgaben, die noch vor der Beendigung des Betriebes entstanden sind, aber erst später gezahlt wurden.

Für wen gilt eine Betriebsausgabenpauschale?

Auch wenn die Betriebsausgaben grundsätzlich immer nachgewiesen werden müssen, macht der Gesetzgeber in einigen Fällen eine Ausnahme und akzeptiert eine Betriebsausgabenpauschale. Allerdings sind diese genau festgelegt und meist in der Höhe pro Jahr begrenzt. Folgende Berufsgruppen können beispielsweise eine solche Betriebsausgabenpauschale geltend machen:

  • Hebammen
  • Tagesmütter
  • Schriftsteller
  • Journalisten
  • Übungsleiter
  • Ehrenamtler

Wer von dieser Regelung betroffen ist, kann natürlich alternativ auch die real anfallenden Kosten geltend machen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die tatsächlichen Betriebskosten über das Jahr hinweg höher sind als die Pauschale.

Steuerberater hilft bei den Betriebsausgaben

Immer wieder kommt es im Zusammenhang mit Betriebsausgaben zu schwierigen Sonderfällen. Dann ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner, denn dieser kennt alle gesetzlichen Vorschriften und relevante Urteile der Finanzgerichte. Aber auch wer seine Buchhaltung auslagern möchte, der ist bei einer Steuerkanzlei gut aufgehoben, denn diese bieten meist die Übernahme der gesamten Finanzbuchhaltung sowie die Erstellung des Jahresabschlusses an.