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BETRIEBSPRÜFUNG DURCHS FINANZAMT ANGEKÜNDIGT:
SO MEISTERT MAN DAS

Wenn eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt angekündigt wird, werden viele Unternehmen erstmal nervös. Wer sich jedoch gut informiert und vorbereitet, kann einer solchen Außenprüfung gelassen entgegensehen. Mit diesen Tipps behalten Unternehmer alles im Griff und meistern die Prüfung ohne unnötigen Stress.

Betriebsprüfung durchs Finanzamt meistern

Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann jedes Unternehmen treffen. Das gilt insbesondere für solche Betriebe, deren Umsätze von Jahr zu Jahr stark schwanken oder wenn sich bei bereits durchgeführten Prüfungen hohe Nachzahlungen ergeben haben. Das Finanzamt unterscheidet mehrere Größenklassen, in welche Unternehmen eingestuft werden. Danach kann sich die Häufigkeit der Außenprüfungen richten. Zudem werden alle drei Jahre neue Abgrenzungsmerkmale festgelegt.

Ablauf der Betriebsprüfung durchs Finanzamt

Der Ablauf einer Betriebsprüfung kann in drei Phasen unterteilt werden, die weiter unten näher erläutert werden. Zunächst einmal muss man wissen, dass die Prüfung nie überraschend, also unangekündigt durchgeführt wird. Der Prüfer meldet sich zunächst an, um die weitere Vorgehensweise und Termine mit dem jeweiligen Unternehmen abzuklären.

Erste Phase
Hat sich der Prüfer gemeldet, beginnt die erste Phase der Außenprüfung. Nun gilt es, einige Dinge zu beachten, damit man einen kühlen Kopf bewahrt und sich nicht zu sehr stressen lässt.

Zweite Phase
In der zweiten Phase ist die Prüfung in vollem Gange: Jetzt ist es besonders wichtig, sich dem Betriebsprüfer gegenüber kooperativ zu verhalten. Auch in dieser Phase muss vieles beachtet werden, damit die Prüfung möglichst problemlos und zügig abgeschlossen wird.

Dritte Phase
In der dritten Phase sollte die Schlussbesprechung stattfinden. Spätestens in dieser Phase sollte man sich die professionelle Unterstützung eines Steuerberaters sichern.

Ankündigung einer Außenprüfung

Der erste Schritt seitens des Finanzamtes vor einer Betriebsprüfung ist deren Ankündigung. Der Prüfer wird zunächst Kontakt zum Unternehmen aufnehmen, um mitzuteilen, welche Bereiche genau geprüft werden sollen sowie um einen Termin abzustimmen. Von diesem Zeitpunkt an hat jeder das Recht auf eine Selbstanzeige, sollte man dem Finanzamt etwas verschwiegen oder aus irgendwelchen Gründen falsche Angaben gemacht haben.

Eine Selbstanzeige kann bis zur schriftlichen Bekanntgabe der Prüfungsanordnung erfolgen und hat den entscheidenden Vorteil, dass man keine Strafanzeige bekommt. Steuern müssen natürlich nachgezahlt werden; gegebenenfalls fällt noch ein Zuschlag für das verspätete Entrichten der Steuern an. Vor allem in dieser Situation sollte man sich professionellen Beistand holen und zum Beispiel einen Steuerberater damit beauftragen, die Außenprüfung durch das Finanzamt zu begleiten.

Vorbereitung auf die Betriebsprüfung

Beachten Sie

Das Verzögerungsgeld muss auch dann noch gezahlt werden, wenn die Unterlagen später nachgereicht werden können.

 Ist die Prüfungsanordnung eingegangen, ist es wichtig, sich direkt auf den dort festgehaltenen Termin vorzubereiten. Zunächst einmal müssen die Punkte durchgegangen werden, in denen geprüft werden soll. Ist man mit etwas nicht einverstanden, kann es sinnvoll sein, Einspruch einzulegen. Hierzu sollten Firmenbesitzer jedoch unbedingt ihren Steuerberater konsultieren, um sich nicht durch voreilige Handlungen in unangenehmere Situationen zu bringen.

Zur Vorbereitung auf die Betriebsprüfung durchs Finanzamt gehört in erster Linie das Sortieren aller Unterlagen und Belege, die für den Prüfer relevant sein könnten beziehungsweise sind. Letzterer sollte immer schnell Zugriff auf die von ihm benötigten Unterlagen erhalten, denn das bringt für das geprüfte Unternehmen nur Vorteile mit sich: Bekommt der Prüfer nicht innerhalb angemessener Zeit Einsicht in die geforderten Unterlagen, kann er im schlimmsten Fall Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 € festsetzen.

Darüber hinaus muss das Unternehmen einen Ansprechpartner für den Prüfer bestimmen. Dieser kann der Unternehmer selbst sein, es kann sich aber auch um den Buchhalter oder um den Steuerberater handeln. Was sichergestellt werden sollte, ist, dass alle anderen Mitarbeiter sich dem Prüfer gegenüber diskret verhalten.

Tipps für das Verhalten während der Betriebsprüfung

Unser Tipp

Wer sich für den Steuerberater als Ansprechpartner des Betriebsprüfers entscheidet, sollte bereits im Vorfeld dessen Aufgaben definieren und schriftlich festhalten. Darüber hinaus ist es wichtig, sich schon im Voraus über das Honorar des Beraters zu einigen.

Das Wichtigste während einer Betriebsprüfung, die vom Finanzamt angeordnet wurde, ist es, Ruhe zu bewahren und sich dem Prüfer gegenüber stets respektvoll zu verhalten. Zwar ist es eine unangenehme und stressige Situation für den Unternehmer, man kann sich aber mehr Ärger einhandeln, wenn man deutlich macht, dass die Prüfung unerwünscht ist und man die Herausgabe von Unterlagen absichtlich verzögert oder alles infrage stellt.

Aber auch ein zu freundschaftlicher Ton sollte nicht eingeschlagen werden, da vermeintlich harmlose Fragen zu Familie und Hobbies bereits Teil der Betriebsprüfung sein und anschließend gegen den Unternehmer verwendet werden können. Stattdessen sollten alle Gespräche möglichst auf einer freundlichen, aber sachlichen Ebene bleiben, wobei sich dabei die Anwesenheit des Steuerberaters empfiehlt. Ansonsten empfiehlt sich das folgende Vorgehen bei der Außenprüfung:

  • Dem Prüfer den Namen seines Ansprechpartners nennen.
  • Den Prüfer bitten, alle Anfragen schriftlich zu stellen.
  • Sollte der Ansprechpartner nicht der Steuerberater sein, empfiehlt es sich, dass die Ansprechperson sich mit dem Steuerfachmann bezüglich der Anfragen des Prüfers abstimmt.
  • Angeforderte Unterlagen zügig zur Verfügung stellen und den Prüfer nicht unnötig lange warten lassen.

 

Was tun nach der Betriebsprüfung?

Tipp

Sollte der Prüfer sich nicht umstimmen lassen, besteht immer noch die Möglichkeit eines Einspruchs gegen sämtliche strittige Feststellungen. Doch vorsicht: Durch den Einspruch wird der Fall neu aufgerollt. Deshalb sollte man nur dann einen Einspruch erheben, wenn die Beanstandungen begründet sind und konkrete Zweifel an der Richtigkeit der Feststellung bestehen.

Ist die Betriebsprüfung abgeschlossen, sollten Unternehmer eine Schlussbesprechung beantragen. Das sollte vor allem dann geschehen, wenn der Prüfer Unstimmigkeiten gefunden hat und Steuernachzahlungen drohen. Bei der Schlussbesprechung muss neben dem Prüfer dessen Vorgesetzter anwesend sein, außerdem sollten Unternehmer den Steuerberater unterstützend dazuholen.

In dieser Konstellation werden alle Feststellungen des Prüfers aufgerollt und diskutiert. Dabei hat man die Möglichkeit, gegen konkrete Sachverhalte mit stichhaltigen Argumenten vorzugehen und damit eventuell die Nachzahlung zu verringern. Es sollte im Voraus eine Strategie für die Besprechung zurechtgelegt werden, um eine Einigung oder einen Kompromiss zu erzielen.