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So einfach kann man den Steuerberater wechseln

Nicht immer klappt die Zusammenarbeit mit einer Steuerkanzlei einwandfrei – in manchen Fällen kommen sowohl Privatpersonen als auch Gewerbetreibende und Unternehmer mit der Zeit zum Entschluss, dass die Kooperation beendet werden sollte. Doch wie geht man am besten vor, wenn man den Steuerberater wechseln möchte? Wir erklären, was beachtet werden muss, damit der Wechsel problemlos gelingt.

Steuerberaterwechsel: Wie geht es?

Es gibt viele Gründe dafür, den Steuerberater zu wechseln: Die einen sind aufgrund von unerwarteten Nachzahlungen verunsichert und verlieren das Vertrauen in den eigenen Berater, während andere die schlechte Erreichbarkeit des Ansprechpartners bemängeln. Auch fehlende Transparenz bei den Rechnungen und die erschwerte Telekommunikation, wenn der Berater z. B. nicht auf elektronischem Wege erreichbar ist, können bei vielen Mandanten für Unzufriedenheit sorgen.

Doch auch ganz andere Gründe, wie z. B. ein Firmenumzug in eine andere Stadt oder Region, können einen Wechsel des Steuerberaters erfordern. Ganz gleich also aufgrund welcher Umstände man dem alten Steuerberater Lebewohl sagen möchte, es gibt Dinge, die vor und während des Wechsels beachtet werden müssen. Dies ist vor allem für Selbstständige und Unternehmen wichtig, damit der Steuerberaterwechsel reibungslos verläuft, keine Dokumente verloren gehen und auch keine unnötigen Kosten entstehen.

Darf man jederzeit den Steuerberater wechseln?

Grundsätzlich steht es jedem Mandanten zu jeder Zeit frei, sich von seinem Steuerberater zu trennen, ohne für diesen Schritt Gründe angeben zu müssen. Dieses Recht ist im § 627 BGB verankert. Dennoch ist es nicht immer ganz so einfach: Hat man beispielsweise einen längerfristigen Vertrag mit dem Steuerfachmann abgeschlossen, können besondere Kündigungsfristen gelten. In einem solchen Fall sollten diese auch eingehalten werden. Wer den Steuerberater wechseln will, muss zudem den richtigen Zeitpunkt abpassen. Das gilt insbesondere dann, wenn man keine Kündigungsfrist einzuhalten hat.

Wer dem Steuerberater während bereits begonnener Arbeiten kündigt, riskiert doppelte Zahlungen: Denn der alte Berater kann für die bereits erledigte Arbeit ein Teilhonorar verlangen, während der neue ebenfalls für dieselben Tätigkeiten entlohnt werden will. Wenig sinnvoll ist der Wechsel daher z. B. bei begonnener Erstellung von Jahresabschlüssen oder Steuererklärungen. Bei der laufenden Buchhaltung oder Lohnabrechnung hingegen ist ein Wechsel zum Monatsende meist problemlos möglich.

Steuerberaterwechsel vorbereiten: Wie findet man einen neuen Experten?

Wer seinen Steuerberater wechseln möchte, muss zeitnah einen Ersatz finden. Insbesondere dann, wenn man den Wechsel aus Unzufriedenheit anstrebt, fragt man sich vor allem, wie man einen neuen Steuerberater finden soll, der den eigenen Vorstellungen und Ansprüchen voll und ganz entspricht. In erster Linie sollte der wechselwillige Mandant sich zunächst darüber klar werden, was genau er von dem neuen Steuerberater erwartet. Hierbei kann eine Checkliste sehr hilfreich dabei sein, den Überblick zu behalten, sodass man sich das Wichtigste stets vor Augen halten kann. Des Weiteren ist ein Steuerberater-Vergleich eine ebenfalls gute Hilfe, um sich guten Gewissens für die richtige Kanzlei zu entscheiden.

Bei der Wahl eines neuen Steuerberaters sollte man auch die Softskills des Experten nicht außer Acht lassen: Viele Mandanten, die mit ihren Kanzleien zufrieden sind, schätzen vor allem die schnelle Reaktionsfähigkeit des Beraters, dessen Einfühlungsvermögen, aber auch Transparenz, Ehrlichkeit und Zuverlässigkeit. Ob eine Kanzlei diese Kriterien erfüllt, lässt sich aber kaum in einem Gespräch oder gar auf der Kanzlei-Homepage feststellen. Stattdessen können Bewertungen und Meinungen anderer Mandanten eine gute Hilfe sein.

Mittlerweile existieren verschiedene seriöse Bewertungsplattformen, wo man echte Kundenstimmen einsehen und sich dadurch die Entscheidung für oder gegen einen Steuerberater erleichtern kann. Allerdings sollten Suchende sich die Mühe machen, nicht nur das Gesamturteil zu betrachten, sondern mehrere Einzelbewertungen zu lesen. Bedenken sollte jeder, dass es sich bei Rezensionen stets um die subjektive Meinung einer Person handelt. Deshalb sollte man auch negativen und kritischen Stimmen Beachtung schenken und stets darauf achten, was genau kritisiert oder gelobt wird.

Wie gelangen die Unterlagen vom alten zum neuen Steuerberater?

Wer den Steuerberater wechseln will, kann die Herausgabe aller Unterlagen entweder selbst verlangen oder überträgt diese Aufgabe dem neuen Berater. Grundsätzlich muss der neue Steuerberater nach dem Wechsel alle Unterlagen vom ehemaligen Berater erhalten. Ferner ist es sogar so, dass er dem Mandanten per Gesetz eine reibungslose Übergabe ermöglichen muss, denn laut Steuerberatergesetz hat er die Pflicht, sich gegenüber seinen Kollegen kooperativ zu verhalten.

Persönliche Notizen und Schriftwechsel mit Dritten hingegen braucht er nicht herauszugeben; ebenso können Unterlagen solange einbehalten werden, wie Forderungen gegenüber dem wechselnden Mandanten bestehen. Haftungsansprüche gegenüber dem alten Steuerberater gehen mit dem Wechsel übrigens nicht verloren, sie verjähren erst nach drei Jahren. Wechselt man aus diesem Grund die Kanzlei oder werden Unstimmigkeiten erst vom neuen Berater festgestellt, muss der alte Steuerberater dafür geradestehen.

Beim Steuerberaterwechsel müssen u. a. folgende Dokumente und Unterlagen herausgegeben werden (falls vorhanden):

  • sämtliche Originalbelege und/oder -verträge
  • sämtliche Jahreskonten
  • betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • Steuererklärungen
  • Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und weitere zur Personalbuchhaltung gehörende Belege
  • Jahresabschlüsse inklusive dazugehöriger Kontennachweisen und Anlagevermögen

 

Der Austausch aller Daten und Bescheide kann ganz einfach über gängige Datenschnittstellen der jeweils verwendeten Software stattfinden.

Muss etwas in Bezug auf das Finanzamt beachtet werden?

Wer einen Steuerberater beschäftigt, hat diesem auch gegenüber dem Finanzamt eine Vollmacht erteilt. Will man den Steuerberater wechseln, sollte auch das zuständige Finanzamt über diese Entscheidung informiert werden. Dabei müssen aber lediglich einige Formalien berücksichtigt werden, z. B. dass man sämtliche Vollmachten des alten Steuerberaters widerruft.